Work Breakdown Structure

En Xestión de proxectos, unha Estrutura de Repartición de Tarefas, en inglés, Work Breakdown Structure (WBS) é unha ferramenta de descomposición do traballo do proxecto en partes manexábeis. Consiste nunha estrutura en árbore exhaustiva, xerarquía (de máis xeral para máis específica) de entregábeis (deliverables) e tarefas que precisan ser feitas para completar un proxecto.

O obxectivo dunha WBS é identificar os elementos terminais (os ítems reais a facer nun proxecto). Así, a WBS serve como base para a maior parte da planificación de proxecto.

A WBS é unha ferramenta moi común, e non se crea só para o xerente do proxecto ou a oficina do proxecto, senón para todo o equipo de execución do proxecto.

Como construír unha WBS

A WBS debe ser suficientemente completa, organizada e pequena para que o progreso poida ser medido, mais non tan detallada como para se tornar, ela mesma, un obstáculo para a realización do proxecto.

Unha boa heurística a seguir é a regra do 8-80: esíxese que un paquete de traballo ocupe entre 8 e 80 horas de duración. É unha das partes máis importantes no plano do proxecto. Serve como entrada para o desenvolvemento da axenda, atribuír funcións e responsabilidades, xestionar riscos, entre outros.

A continuación indícase un exemplo simple (orientado a actividades) de WBS para definir un proxecto de pintar unha sala:

Preparar materiais
- Comprar tinta
- Comprar escada
- Comprar pinceis / rolos
- Comprar removedor de papel de parede
Preparar sala
- Eliminar papel de parede antigo
- Eliminar decoracións destacábeis
- Cubrir chan con xornais
- Cubrir tomas con fita
- Cubrir móbeis con lenzos vellos
Pintar a sala
Limpar a sala
- Desbotar ou gardar a tinta que sobrou
- Limpar pinceis e rolos
- Desbotar xornais
- Quitar e limpar lenzos

O tamaño da WBS non debe exceder 100-200 elementos terminais (se se requiren máis elementos terminais, use subproxectos). A WBS debe ter de 3 a 4 niveis de profundidade. Esas suxestións derivan dos seguintes feitos:

a nosa memoria de curto prazo limítase de 5 a 9 ítems.
tendo terminado o tempo de planificación dun proxecto, canto máis elementos terminais teña, menos tempo terá para prestar atención para cada un deles. Consecuentemente, as súas estimacións estarán menos pensadas.
canto máis elementos terminais ten, máis dependencias teñen entre si (ver o feito 2 enriba para as consecuencias).

Principios para o proxecto dunha WBS

A regra dos 100%

Un dos máis importantes principios para o proxecto dunha WBS coñécese como a regra dos 100%. O Practice Standard for Work Breakdown Structures (Second Edition), publicado polo Project Management Institute (PMI) define a regra 100% da forma como se segue:

A Regra 100%... estabelece que a WBS debe incluír o 100% do traballo definido polo ámbito do proxecto e capturar todas as entregas – internas, externas, intermedias – de forma que o traballo estea completo, incluído a xestión do proxecto. A aplicación desta regra vale para todos os niveis na xerarquía: a suma de todos o traballo dos niveis "fillos" de ser igual a 100% do traballo representado polo "pai" e a WBS non debe incluír calquera traballo que saia do ámbito existente do proxecto, isto é, el non pode incluír máis do 100% do traballo. É importante lembrar que a regra do 100% tamén se aplica ao nivel de actividades. O traballo representado polas actividades de cada paquete debe producir 100 % do traballo necesario para completar o traballo do paquete.

Planee entregas, non accións

Se o proxectista da WBS tenta a capturar calquera detalle orientado a acción na WBS, el ira incluír ou accións de máis ou de menos. Accións demais ira exceder 100% do ámbito do pai e accións de menos caerá por baixo dos 100% do ámbito do pai. A mellor forma de se adherir á Regra do 100% é definir os elementos da WBS en termos das entregas ou resultados. Isto tamén asegura que a WBS non exaxere na visión dos métodos, permitindo ideas máis creativas e innovadoras por parte dos participantes do proxecto. Para proxectos de desenvolvemento de novos produtos, a técnica máis común para asegurar a orientación á saída da WBS é o uso dunha estrutura de descomposición do produto. Cando un proxecto utilice servizos subcontratados, unha técnica común é capturar todos as entregas planificadas para criar unha WBS orientada a entrega.

As WBS que subdividan o traballo en fases do proxecto (por exemplo: Fase Proxecto Preliminar, Fase proxecto Crítico) deben asegurar que as fases sexan claramente separadas para unha entrega (por exemplo: un documento de revisión de proxecto preliminar, ou un documento aprobación da revisión proxecto crítico)

Nivel de detalle (granularidade) e elaboración progresiva

Unha cuestión importante no proxecto para calquera WBS é cando se para de descompoñer en elementos menores. Se os elementos finais da WBS se definen de forma moi abranxente, non debe ser posíbel rastrear eficientemente a performance do proxecto. Se os elementos finais da WBS son moi detallados, será ineficiente manter un rastro dun número exaxerado de elementos terminais, especialmente se o plano de traballo é para un futuro distante. Un medio termo satisfactorio pode atoparse no concepto de elaboración progresiva o cal permite que os detalles da WBS sexa progresivamente refinado antes traballo iniciarse. Unha forma de elaboración progresiva en grandes proxectos chámase planificación de ondas xirantes o cal estabelece unha planificación de tempo regular para elaboración progresiva. Na realidade, un límite efectivo da granularidade da WBS pode alcanzarse cando non é maior do que é posíbel para xerar saídas planificábeis, e os únicos detalles remanentes son as accións. A non ser que estas accións poidan se definidas para cumprir a regra dos 100%, a WBS non pode ser máis subdividida.

Esquema codificación WBS

É común que os elementos WBS sexan numerados secuencialmente para revelar a estrutura xerárquica. Un esquema de codificación tamén axuda a que os elementos WBS sexan recoñecidos en calquera contexto escrito.