Секретарь-референт

Секрета́рь-рефере́нт^[1] — профессиональный административный офисный (конторский) работник, с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность, аккуратность и так далее.

Обязанности

Приём телефонных звонков, поступающих руководителю;
Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
Планирование и подготовка приёма посетителей;
Помощь в заказе гостиниц и авиабилетов;
Участие в подготовке деловых переговоров;
Заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса (конторы), иногда — обеспечение руководителя продуктами.

По данным рекрутинговой компании MarksMan, секретарь — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большую часть своего времени находятся в состоянии готовности^[2].

История

Слово секретарь происходит от лат. secretus: в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица; первоначально ими были мужчины. Секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, подменяя собой господина, при котором состояли^[3], что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

Начиная с 1880-х годов (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать и женское лицо, и к концу Первой мировой войны в этой профессии стали появляться женщины секретари-референты.

С развитием интернет-технологий появилась новая разновидность секретарей — виртуальный секретарь^[англ.], или виртуальный ассистент. Это частное лицо или фирма, предоставляющая нанимателю услуги, традиционно составляющие обязанности секретаря, без физического присутствия в офисе. Эта разновидность онлайн-услуг востребована как начинающими предпринимателями, которым просто выгодно купить услугу написания писем или приёма переведённых телефонных звонков, нежели снимать офис, нанимать работника и платить за него социальные налоги, так и крупным компаниям, стремящимся подчеркнуть свою креативность и созвучность новым технологиям. Также этот вид секретаря позволяет получить наиболее качественные услуги от разных специалистов в своём деле по цене одного работника.

Образ секретаря в коллективном сознании

Должностные обязанности секретаря часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на печатной машинке (персональном компьютере)^[4] ^{[неавторитетный источник]} или отвечать на телефонные звонки. Согласно официально проведённым ^[кем?] исследованиям, главным рабочим качеством секретаря считается исполнительность^[5]^{[неавторитетный источник]}, организованность, дипломатичность, ответственность и пунктуальность.

См. также

День профессиональных административных работников (День секретаря).
Офис-леди
Офис-менеджер

Примечания

↑ Толковый словарь русского языка начала XXI века. Актуальная лексика / под ред. Г. Н. Скляревской. — М. : Эксмо, 2006. — ISBN 5-699-15913-4.
↑ Больше всех от ненормированного рабочего дня страдают секретари, водители и бухгалтеры (неопр.). Дата обращения: 17 ноября 2010. Архивировано 28 ноября 2010 года.
↑ Товарищ идеальный секретарь
↑ Секретарь делопроизводитель (комплекс) (неопр.). Дата обращения: 2 марта 2010. Архивировано 28 декабря 2010 года.
↑ Каким должен быть идеальный секретарь? : Исследовательский центр рекрутингового портала «Superjob.ru» выяснил, какими, по мнению руководителей, должны быть идеальные секретари, и что для последних значит их профессия : [арх. 28 января 2015] // «Новая неделя» : газета. — 2014. — 25 сентября.