Аналітична записка

Аналітична записка — документ, що містить узагальнений матеріал про які-небудь дослідження.

Метою написання аналітичної записки, як правило, є візуалізація, формулювання проблеми чи концепції, а також формулювання висновків. Обов'язково включаються пропозиції щодо варіантів вирішення проблем(и), які базуються на доступній інформації.

Структура аналітичної записки

Жорстких вимог до структури або обсягу аналітичної записки не пред'являється. Базовий варіант структури аналітичної записки може складатися з наступних частин:

Анотація;
Зміст
Вступ
Основна частина
Висновки
Підпис
Програми наступних дій

Анотація

В анотації коротко викладається суть змісту документа, причини і обставини його появи, цілі та завдання об'єкту, методи дослідження, обґрунтування та отримані результати. Кожен з цих параметрів починається з абзацу. В анотації вказуються використовувані джерела інформації. Розмір анотації не повинен перевищувати 2/3 сторінки формату А4.

Зміст

Включає в себе перелік всіх структурних частин документа із зазначенням номерів сторінок, на яких розміщується початок кожної частини.

Вступ

Містить кілька складових частин, які не виділяються підзаголовками, але присутні в обов'язковому порядку. Вступ містить постановку проблеми (тобто її призначення, характеристику основних методологічних принципів при її вивченні, чітко сформульовану мету, причини і підстави дослідження, коло питань, що підлягають розгляду). Роз'яснюється, яка методика використовувалася при обробці інформації.

Основна частина

Викладається суть дослідження. У логічній послідовності дається виклад досліджуваних питань теми (виділених, як правило, в підрозділи) на основі самостійного вивчення джерел і залучення, де це необхідно, дослідницької та іншої літератури. Поетапний аналіз та узагальнення. Висування гіпотез, версій і їх обґрунтування. Складається з розділів і підрозділів.

Висновки

Наприкінці Аналітичної записки повинні бути обов'язково Висновки, Прогноз і Пропозиції (Рекомендації). Будуються вони на підставі результатів аналізу матеріалів, наведених у розділах, але не повторюють їх, а узагальнюють.

Основні вимоги до висновків:

Несуперечність і жорсткий логічний взаємозв'язок з основним текстом підрозділу;
Відсутність прямих повторень тексту розділу;
Неприпустимість висновків, не обґрунтованих основним текстом;
Висновки повинні характеризувати розглянутий період або явище;
Висновки в обов'язковому порядку повинні містити загальні прогнозні оцінки перебігу процесів на найближчу перспективу;
Підводиться загальний підсумок досліджень із зазначеної тематики;
Текст висновків повинен бути коротким.

Виходячи з висновків, вказується перелік заходів, пропозицій або їх варіанти для запобігання причин, наслідків тієї чи іншої події, а також прогнозуються ті події, дії, які можуть відбутися, якщо не виконати або не брати до уваги ці висновки і пропозиції.

Вступні та заключні частини виділяються курсивом.

Обсяг підсумкового висновка не повинен перевищувати однієї сторінки.

Підпис

Наприкінці Аналітичної записки, під висновками і пропозиціями повинна бути відмітка про виконавця, що включає в себе відповідальних виконавців даного документа із зазначенням їх посад в організаційній структурі, наприклад: Віце-король Індії, підпис, маркіз, Д. Н. Керзон, а також дата підпису та номери службових телефонів.

Програми

Долучаються різні таблиці, графіки, умовні позначення, глосарій, математичні формули і розрахунки, а також інша другорядна інформація, яка доповнює основну частину документа. Список використаних джерел та літератури, складається при необхідності і на вимогу керівництва.

Рекомендації щодо написання аналітичної записки

Весь текст аналітичної записки повинен був спрямований на досягнення мети. Цілей може бути декілька, але краще, щоб їх було небагато, ще краще — одна.
Якщо Ви пишете аналітичну записку самостійно, обов'язково запитуйте інформацію у своїх колег з інших структурних підрозділів або сторонніх організацій — це підвищить об'єктивність аналітичної записки.
При підготовці документа необхідно використовувати наявні методики збору інформації та зіставлення фактів.
Факт як такий містить у собі недостатньо сенсу, якщо його не розглядати в поєднанні з деякими іншими фактами або не вказати на його значення.
Текст аналітичної записки повинен бути зрозумілий, наукові терміни, вирази, які використовуються при дослідженні тієї чи іншої проблеми необхідно замінювати поняттями для широкої аудиторії. У разі неможливості їх замінити іншими, вони можуть бути залишені, але обов'язково приводиться в додатку і розкриватися докладно.
Загальний розмір аналітичної записки, без додатків повинен бути не більше 7-12 сторінок.
Основні розділи аналітичної записки починають щоразу з нової сторінки.
Листи аналітичної записки брошурують тільки після затвердження тексту керівником підрозділу.
При використанні електронних документів з різними стилями викладу, шрифтами і т. ін. необхідно обов'язково переформатувати і навести дані до тих технічних характеристик, які прийняті в компанії.
Для презентацій аналітичну записку при необхідності слід переплести в щільні обкладинки і оформити текст, графіки та діаграми в кольорі.

Аналітична записка повинна бути ретельно вивірена відповідальним виконавцем і підписана ним, а потім передана на перевірку, узгодження, корекцію керівнику підрозділу, який уважно вивчає цей документ, вносить зміни за згодою автора. Після коригування керівник підрозділу підготовлений документ передає керівнику оргструктури на розгляд. У разі виявлення будь-яких неточностей, помилок і т. ін. в документі виконавець вносить зміни і передає його в двох примірниках разом з електронною версією через свого керівника підрозділу керівнику оргструктури.

Джерела

ГОСТ Р 6.30-97. Требования к оформлению документов (рос.)
ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам (рос.)
ГОСТ 7.1-84. Библиографическое описание документа (рос.)
ГОСТ 7.12-77. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Сокращения русских слов и словосочетаний в библиографическом описании произведений печати (рос.)